Privacyverklaring Praktijk Tobe
Versie: september 2026
Praktijk Tobe vindt de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik deze gegevens verwerk, op welke grondslag dit gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Praktijk Tobe is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Praktijk Tobe
René Tobe
Fazantstraat 10
2902 JA Capelle aan den IJssel
Telefoon: 06 - 4811 5597
E-mail: therapietobe@gmail.com
Website: www.renetobe.nl
René Tobe is namens Praktijk Tobe de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Afhankelijk van uw contact met Praktijk Tobe verwerk ik onder andere:
- naam, achternaam en voorletters;
- adresgegevens, waaronder postcode en huisnummer;
- geboortedatum;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- afspraakgegevens;
- gegevens over uw hulpvraag;
- gegevens over uw lichamelijke en/of psychische gezondheid;
- informatie die tijdens de therapie relevant is voor de hulpverlening;
- behandel- en sessieaantekeningen die onderdeel uitmaken van het cliëntdossier;
- relevante correspondentie;
- factuur- en betalingsgegevens;
- overige persoonsgegevens die u zelf verstrekt en die noodzakelijk zijn voor de hulpverlening.
Ik verwerk niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens worden gebruikt.
3. Gezondheidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens
Tijdens de therapie verwerk ik, voor zover dit noodzakelijk is, informatie over uw lichamelijke en/of psychische gezondheid.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Voor deze gegevens gelden aanvullende wettelijke beschermingsregels.
Voor de verwerking van gezondheidsgegevens geldt, voor zover van toepassing, artikel 9 lid 2 onder h van de AVG in samenhang met artikel 30 lid 3 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Op grond daarvan mogen gezondheidsgegevens onder voorwaarden worden verwerkt door onder andere hulpverleners en voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor een goede behandeling of verzorging of voor het beheer van de betreffende beroepspraktijk.
Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de hulpverlening en de uitvoering van mijn werkzaamheden als therapeut.
Op informatie die mij in het kader van de behandelrelatie wordt toevertrouwd, is daarnaast mijn professionele geheimhoudingsplicht van toepassing.
4. Waarom verwerk ik uw persoonsgegevens en op welke grondslag?
Aanmelding en contact
Wanneer u telefonisch, per e-mail, WhatsApp of via het contactformulier op www.renetobe.nl contact met mij opneemt, verwerk ik de gegevens die noodzakelijk zijn om uw aanvraag te beantwoorden.
Via het contactformulier worden uw naam, telefoonnummer en e-mailadres gevraagd.
Doel: contact met u opnemen, uw aanvraag beantwoorden en eventueel een intake of afspraak plannen.
Grondslag: het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en, wanneer een behandelovereenkomst tot stand is gekomen, de uitvoering daarvan.
Therapie en cliëntdossier
Voor het uitvoeren van psychosociale therapie en/of haptotherapie verwerk ik persoonsgegevens en houd ik een cliëntdossier bij.
Het dossier kan onder andere informatie bevatten over uw hulpvraag, uw lichamelijke en/of psychische gezondheid, het verloop van de therapie en behandel- of sessieaantekeningen.
Doel: het bieden van zorgvuldige en verantwoorde hulpverlening en het vastleggen van informatie die daarvoor noodzakelijk is.
Grondslag: de uitvoering van de behandelovereenkomst en, voor zover van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op mij als hulpverlener rusten.
Voor gezondheidsgegevens gelden daarnaast de bijzondere regels uit artikel 9 van de AVG en de Uitvoeringswet AVG, zoals beschreven in hoofdstuk 3.
Behandelovereenkomst
Bij de start van een behandeltraject wordt een behandelovereenkomst afgesloten. Hierin worden onder andere afspraken vastgelegd over de behandeling, toestemming, het cliëntdossier, privacy en informatie-uitwisseling.
Bij minderjarige cliënten wordt daarnaast vastgelegd wie het gezag uitoefent en van wie, gelet op de leeftijd van de cliënt en de geldende wettelijke regels, toestemming voor de behandeling vereist is.
De behandelovereenkomst en deze privacyverklaring hebben ieder een eigen functie. De behandelovereenkomst bevat de afspraken over de behandeling; deze privacyverklaring beschrijft hoe Praktijk Tobe met persoonsgegevens omgaat.
Afspraken en agenda
Voor het plannen en beheren van afspraken maak ik gebruik van MijnDiAd.
Doel: het plannen, beheren en uitvoeren van afspraken in het kader van de therapie.
Grondslag: het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een behandelovereenkomst of de uitvoering van de behandelovereenkomst.
Communicatie per e-mail en WhatsApp
Voor communicatie met cliënten kan gebruik worden gemaakt van e-mail en zakelijke WhatsApp.
Voor WhatsApp gebruik ik een afzonderlijk zakelijk telefoonnummer en een afzonderlijk zakelijk toestel. Zakelijke communicatie wordt daarmee gescheiden gehouden van mijn privécommunicatie.
Doel: communicatie over onder andere aanmelding, afspraken en de uitvoering van de therapie.
Grondslag: het nemen van maatregelen voorafgaand aan de behandelovereenkomst of de uitvoering van de behandelovereenkomst.
Bij communicatie via e-mail en WhatsApp wordt terughoudend omgegaan met het uitwisselen van gevoelige gezondheidsinformatie.
Facturatie en financiële administratie
Voor facturatie en mijn praktijkadministratie maak ik gebruik van MijnDiAd en Penningmeester.
Hierbij kunnen onder andere naam- en adresgegevens, factuurgegevens en betalingsgegevens worden verwerkt.
Doel: het opstellen en verwerken van facturen en betalingen en het voeren van de financiële administratie.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.
Alleen ik heb rechtstreeks toegang tot mijn praktijkadministratie.
5. Elektronisch cliëntdossier – MijnDiAd
Voor mijn praktijkadministratie, afspraken en het elektronisch cliëntdossier maakt Praktijk Tobe gebruik van MijnDiAd.
In MijnDiAd worden onder andere de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
- naam en achternaam;
- voorletters;
- geboortedatum;
- e-mailadres;
- postcode en huisnummer;
- afspraakgegevens;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor het cliëntdossier en de uitvoering van de therapie.
Voor zover noodzakelijk voor de therapie kunnen in het cliëntdossier ook gezondheidsgegevens en behandel- of sessieaantekeningen worden opgenomen.
MijnDiAd verwerkt in opdracht van Praktijk Tobe persoonsgegevens en gezondheidsgegevens. Met MijnDiAd is een verwerkersovereenkomst van toepassing waarin afspraken zijn vastgelegd over onder andere beveiliging, geheimhouding, subverwerkers en datalekken.
Praktijk Tobe blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in MijnDiAd worden verwerkt.
6. Website en contactformulier
De website www.renetobe.nl wordt gehost door mijn.host.
Wanneer u gebruikmaakt van het contactformulier op de website worden uw naam, telefoonnummer en e-mailadres verwerkt om uw aanvraag te beantwoorden en contact met u op te kunnen nemen.
Doel: het beantwoorden van uw contactverzoek.
Grondslag: het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het eventueel aangaan van een behandelovereenkomst.
Deze gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt, tenzij daarvoor een afzonderlijke geldige grondslag bestaat.
Beveiliging van het contactformulier – Cloudflare Turnstile
Voor de beveiliging van het contactformulier tegen spam en geautomatiseerd misbruik maakt Praktijk Tobe gebruik van Cloudflare Turnstile.
Cloudflare Turnstile verwerkt hiervoor technische gegevens en browsersignalen die noodzakelijk zijn om onderscheid te kunnen maken tussen menselijke bezoekers en geautomatiseerd verkeer.
Doel: het beveiligen van het contactformulier en de website tegen spam en geautomatiseerd misbruik.
Grondslag: het gerechtvaardigd belang van Praktijk Tobe om de website en het contactformulier adequaat te beveiligen.
7. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?
Praktijk Tobe gaat vanwege de vertrouwelijke aard van de therapie zorgvuldig om met het verstrekken van persoonsgegevens aan anderen.
Persoonsgegevens kunnen, voor zover dit noodzakelijk is, worden verwerkt door dienstverleners die Praktijk Tobe gebruikt voor de uitvoering en beveiliging van de praktijk en website, waaronder:
- MijnDiAd voor praktijkadministratie, afspraken en het elektronisch cliëntdossier;
- mijn.host voor hosting van www.renetobe.nl;
- Cloudflare Turnstile voor de beveiliging van het contactformulier tegen spam en geautomatiseerd misbruik;
- dienstverleners die noodzakelijk zijn voor zakelijke e-mail en communicatie;
- Penningmeester voor de financiële administratie.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Praktijk Tobe verwerkt, worden waar wettelijk vereist passende afspraken gemaakt over privacy, beveiliging, geheimhouding en de omgang met persoonsgegevens.
Andere zorg- of hulpverleners
Inhoudelijke informatie over een cliënt wordt in beginsel alleen met andere zorg- of hulpverleners gedeeld wanneer daarvoor de vereiste toestemming van de cliënt is verkregen.
Wanneer gegevens op basis van toestemming worden gedeeld, worden alleen de persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Wettelijke verplichtingen
Zonder toestemming kunnen persoonsgegevens uitsluitend worden verstrekt wanneer hiervoor een wettelijke grond bestaat of wanneer Praktijk Tobe wettelijk verplicht is de gegevens te verstrekken.
8. Bewaartermijnen
Praktijk Tobe bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
Cliëntdossier
Het cliëntdossier wordt in beginsel 20 jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier.
Het dossier kan langer worden bewaard wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor goede hulpverlening of wanneer daarvoor een andere wettelijke grond bestaat.
Wanneer een cliënt verzoekt om vernietiging van (delen van) het cliëntdossier, wordt dit verzoek beoordeeld overeenkomstig de toepasselijke wettelijke regels. Een verzoek tot vernietiging kan niet altijd worden uitgevoerd wanneer een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Financiële administratie
Gegevens die onderdeel uitmaken van de financiële en fiscale administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.
Contactaanvragen
Persoonsgegevens die uitsluitend zijn verkregen naar aanleiding van een contactaanvraag die niet leidt tot een behandelrelatie, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de aanvraag af te handelen.
9. Beveiliging van persoonsgegevens
Praktijk Tobe neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging of openbaarmaking.
Daarbij wordt onder andere gebruikgemaakt van een beveiligd elektronisch cliëntdossier.
Zakelijke communicatie, administratie en cliëntgegevens worden zoveel mogelijk gescheiden gehouden van privégebruik. Voor zakelijke WhatsApp wordt een afzonderlijk zakelijk telefoonnummer en een afzonderlijk zakelijk toestel gebruikt.
De toegang tot cliëntgegevens en de praktijkadministratie is beperkt. Alleen ik heb rechtstreeks toegang tot de cliënt- en praktijkadministratie.
10. Uw privacyrechten
U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Voor zover het betreffende recht in uw situatie van toepassing is, heeft u:
- recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens ik van u verwerk;
- recht op rectificatie: u kunt vragen onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren;
- recht op verwijdering: u kunt in bepaalde situaties verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen;
- recht op beperking van de verwerking: u kunt in bepaalde situaties verzoeken het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
- recht op dataportabiliteit: u kunt, wanneer dit recht van toepassing is, verzoeken bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen;
- recht van bezwaar: u kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
- recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór het intrekken van de toestemming heeft plaatsgevonden.
Deze privacyrechten zijn niet in alle situaties onbeperkt van toepassing. Een verzoek tot verwijdering of vernietiging kan bijvoorbeeld niet altijd volledig worden uitgevoerd wanneer een wettelijke bewaarplicht of een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact op via therapietobe@gmail.com.
11. Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Heeft u vragen of een klacht over de manier waarop Praktijk Tobe met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met mij op via therapietobe@gmail.com.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en persoonsgegevens.
12. Functionaris voor gegevensbescherming
Praktijk Tobe heeft geen Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld.
Voor vragen over privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u rechtstreeks contact opnemen met Praktijk Tobe via therapietobe@gmail.com.
13. Minderjarige cliënten
Praktijk Tobe begeleidt ook minderjarige cliënten. Bij minderjarigen gelden bijzondere regels voor toestemming voor de behandeling, het cliëntdossier, privacy, inzage en het delen van informatie. Welke regels gelden, hangt onder andere af van de leeftijd van de minderjarige en het ouderlijk gezag.
Bij de start van de behandeling wordt een behandelovereenkomst opgesteld. Daarin worden, voor zover van toepassing, het gezag, de benodigde toestemming voor de behandeling en afspraken over ouderbetrokkenheid, privacy en informatie-uitwisseling vastgelegd.
Minderjarigen jonger dan 12 jaar
Bij kinderen jonger dan 12 jaar wordt de toestemming voor de behandeling gegeven door de gezagdragende ouder(s) of voogd.
De gezagdragende ouder(s) of voogd oefenen in beginsel ook de rechten uit die betrekking hebben op het cliëntdossier.
Het kind wordt, passend bij de leeftijd en ontwikkeling, geïnformeerd over en betrokken bij de behandeling.
Minderjarigen van 12 tot en met 15 jaar
Bij jongeren van 12 tot en met 15 jaar is voor de behandeling in beginsel zowel toestemming van de minderjarige als van de gezagdragende ouder(s) of voogd nodig. De wet kent hierop uitzonderingen.
De minderjarige heeft in deze leeftijdsfase eigen rechten ten aanzien van privacy en het cliëntdossier. Dit betekent dat ouders niet zonder meer recht hebben op alle informatie die de minderjarige tijdens de behandeling met de therapeut deelt.
Met de minderjarige en de ouder(s) of voogd worden daarom bij de start van de behandeling duidelijke afspraken gemaakt over ouderbetrokkenheid en over welke informatie uit de behandeling met de ouder(s) of voogd kan worden gedeeld.
Minderjarigen vanaf 16 jaar
Vanaf 16 jaar beslist de jongere in beginsel zelf over de behandeling en over de verwerking en uitwisseling van de daarbij behorende gegevens.
De jongere oefent zelf de rechten uit die betrekking hebben op het cliëntdossier.
Ouders of verzorgers ontvangen geen inhoudelijke informatie uit het cliëntdossier of over de behandeling zonder toestemming van de jongere, tenzij de wet verstrekking zonder toestemming toestaat of verplicht.
Vertrouwelijkheid en delen van informatie
Bij de begeleiding van minderjarigen wordt zorgvuldig omgegaan met de vertrouwelijkheid van wat tijdens de therapie wordt besproken.
Informatie wordt alleen gedeeld met ouders, school, huisarts, andere hulpverleners of andere derden wanneer daarvoor de vereiste toestemming of een andere geldige wettelijke grond bestaat.
Bij beslissingen over informatie-uitwisseling wordt rekening gehouden met de leeftijd, wettelijke positie, privacy en belangen van de minderjarige en met de professionele verplichtingen van de therapeut.
14. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wet- en regelgeving, de werkwijze van Praktijk Tobe of de verwerking van persoonsgegevens verandert.
De meest actuele versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op www.renetobe.nl.
Laatste wijziging: september 2026